De voorbereidingen voor de realisatie van Valkenhorst zijn logischerwijs al jaren aan de gang. Zomer 2022 werd een mijlpaal bereikt, toen de gemeenteraad het bestemmingsplan vaststelde. Dit ‘product’ was echter onder dusdanige hoogspanning tot stand gekomen, dat aan zowel de programma- als ambtelijke zijde mutaties op directieniveau plaatsvonden. “Men was elkaar onder de hoge druk kwijtgeraakt”, aldus Felice. “In plaats van een wij-cultuur was er een hij/zij-cultuur ontstaan. Er werd weinig informatie gedeeld, en het respect voor elkaars kwaliteiten lag niet op het gewenste niveau. Daarnaast was onduidelijk wie verantwoordelijk was voor de kwaliteit; de programma-organisatie of de lijnorganisatie van de gemeente.”
Tijd voor verbetering. Het kostte enige moeite om alle betrokkenen (het gemeentelijke directieteam en de nieuwe programmadirecteur) ervoor vrij te spelen, maar in oktober ging Felice als facilitator en adviseur van start met een aantal sessies om de gewenste verbinding weer tot stand te brengen. “In een andere, veilige omgeving gingen we aan de slag met de harde en de zachte kant. De harde kant ging over de vraag welke afspraken, structuren en governance een belemmering vormden voor een goede samenwerking. De zachte kant richtte zich op het gedrag van de betrokkenen.” Om hier resultaat in te boeken, nam Felice het gezelschap eerst mee terug naar de basis: kennis maken, elkaar echt leren kennen. Daarna werd het collectieve beeld van de opgave onder de loep genomen, inclusief ieders taak en opdracht. “Belangrijk, want als betrokkenen er verschillende beelden op nahouden, wordt het lastig om tot het gewenste resultaat te komen.”
Tijdens de sessies kon het af en toe knetteren tussen de aanwezigen. En dat is maar goed ook, vindt Felice. “De pijnpunten en conflicten moeten juist op tafel komen. Anders suddert het onderhuids door, met alle ongewenste gevolgen van dien.” De sessies mondden uit in o.a. twee glasheldere afspraken: het opdrachtgeverschap is niet meer belegd bij één gemeentelijke directeur maar bij het gehele directieteam, en het sturen op de inhoud geschiedt vanuit het programma en niet vanuit de lijn. Daarnaast werden enkele leidende principes over de samenwerking vastgelegd, zoals: elkaar niet verrassen en elkaar in positie houden. De eerste sessies kregen een vervolg met een interne sessie voor de programma-organisatie en sessies waarbij ook een aantal managers werd uitgenodigd. “Daarbij hanteerden we dezelfde aanpak”, vertelt Felice. “Eerst kennis en verbinding maken, daarna enkele leidende principes voor de samenwerking vaststellen en op de inhoud het gesprek met elkaar voeren.”
Hoe kijkt Felice terug op haar eigen rol tijdens deze sessies met de ambtelijke – en programmatop? “Ik denk dat ik van waarde kon zijn omdat ik ervaring heb op beide zijden van het spectrum. Programma-ervaring deed ik op bij de Noord/Zuidlijn in Amsterdam, en daarnaast heb ik 14 jaar als ambtenaar gewerkt. Daarnaast zit het in mijn DNA om alle belangen aan tafel een plek te geven. Je moet ook expliciet met elkaar bespreken waar de prioriteiten liggen, en de gesprekken vrij van waardeoordelen voeren. De programma- en ambtelijke organisatie weten nu wat ze van elkaar kunnen verwachten. Ze hebben er ook voor gezorgd dat ze op een vaste dag in de week op één plek fysiek naast elkaar werken. Het is namelijk knap lastig om goed samen te werken als je elkaar nooit ontmoet.” Al met al lijken de sessies hun doel bereikt te hebben. Felice maakt echter een kanttekening. “Er is een basis gelegd voor een verbeterde samenwerking. Maar zodra er weer druk ontstaat binnen de opgave, moet blijken of het lukt om elkaar vast te houden. Eigenlijk heeft dat blijvende aandacht en onderhoud nodig.”
Felice Smeets
Google+